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Qualitätsmanagement der RA-Kanzlei N.N.
Strategie und Organisation
1.Gibt es eine von der Kanzleileitung festgelegte Unternehmensphilosophie / ein Kanzleileitbild und daraus abgeleitete (messbare) Ziele in schriftlicher Form?
2.Ist der organisatorische Aufbau der Kanzlei festgelegt, z.B. in Form eines Organigramms?
3.Gibt es eine Übersicht über die wesentlichen Arbeitsabläufe der Kanzlei und deren Wechselwirkung?
4.Sind die wesentlichen Arbeitsabläufe der Kanzlei schriftlich festgelegt (z.B. "Arbeitsanweisung Aktenablage")?
5.Ist die Beschaffung von Büromaterial geregelt und existieren hierfür Hilfsmittel z.B. in Form eines Bestandsverzeichnisses?
6.Werden die Arbeitsabläufe der Kanzlei durch die Kanzleileitung regelmäßig überprüft und auf Angemessenheit bewertet? Werden (sofern erforderlich) Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe festgelegt und umgesetzt?
7.Werden die festgelegten Kanzleiziele regelmäßig auf Erreichung überprüft und (sofern erforderlich) neuen Anforderungen angepasst?
Mitarbeiterführung
8.Werden regelmäßige Teamsitzungen durchgeführt und darüber Aufzeichnungen z.B. in Form eines Protokolls geführt?
9.Sind die Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiterinnen festgelegt, z.B. in Form von Stellen- oder Aufgabenbeschreibungen?
10.Erfolgt die Auswahl neuer Mitarbeiterinnen nach einem festgelegten Vorgehen (z.B. anhand der Qualifikationsanforderungen aus der Stellenbeschreibung)?
11.Erfolgt die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen nach einem festgelegten Ablauf (z.B. mit Hilfe eines Einarbeitungsplanes)?
12.Werden Mitarbeiter-Schulungen nach Bedarf geplant, festgelegt und durchgeführt? Sind Nachweise über extern durchgeführte Schulungen (z.B. Teilnahmezertifikate) vorhanden?
13.Werden interne Schulungen in geeigneter Weise protokolliert und diese Nachweise aufbewahrt?
Dokumentation
14. Ist der Umgang mit den in der Kanzlei verwendeten internen Dokumenten geregelt? Werden diese Dokumente bei Bedarf aktualisiert? Ist stets die aktuelle Version aller Dokumente an den entsprechenden Plätzen vorhanden und werden alte Fassungen entfernt?
15. Ist geregelt, wann und wie externe Dokumente (z.B. Informationsbroschüren zu Kanzleitätigkeiten, Mandantenbriefe o.ä.) in der Kanzlei ausgelegt oder an die Mandantschaft verteilt werden dürfen? Wird dafür gesorgt, dass immer die aktuelle Version dieser Dokumente an den vorgesehenen Plätzen vorhanden ist?
Risikomanagement
16. Sind die auslegepflichtigen Kanzleivorschriften (Unfallverhütungsvorschriften, ggf. Mutterschutzverordnung, ggf. Jugendarbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitverordnung) vollständig vorhanden und für die Mitarbeiterinnen einsehbar?
17. Werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei regelmäßig zu den Themen Arbeitsschutz und Hygiene unterwiesen? Sind diese Unterweisungen nachweisbar (z.B. durch Protokolle)?
18. Werden alle vorhandenen aktiven Geräte in einem Bestandsverzeichnis aufgelistet?
19. Werden die elektrischen Geräte regelmäßig einer Konstanzprüfung unterzogen und sind die Ergebnisse nachweisbar?
20. Erfolgen regelmäßige sicherheitstechnische Kontrollen der Geräte durch dafür befähigtes (externes) Personal?
21. Ist für die gesamte Kanzlei ein Hygieneplan vorhanden und umfasst dieser alle in der Kanzlei vorzunehmenden hygienischen Maßnahmen?
22. Ist die Rückverfolgbarkeit (d.h. die Nachvollziehbarkeit, wer was wann gemacht hat) für alle Leistungen gewährleistet (z.B. über Namenskürzel in der Mandantenakte, auf geprüften Lieferscheinen usw.)?
23. Wird die Mitarbeiterinnenzufriedenheit in systematischer Weise erfasst? Werden aus den Ergebnissen Maßnahmen für die Weiterentwicklung der Kanzlei abgeleitet?
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